Säännöt

1§ Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Hynysten sukuseura ry, sen kotipaikka on Iisalmi ja toimialue koko maa. Näissä säännöissä yhdistystä kutsutaan sukuseuraksi.

2§ Tarkoitus ja toimintamuodot

Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvaisuudentunnetta jäsentensä keskuudessa sekä tehdä sukuseura- ja sukututkimustyötä tunnetuksi ja muutenkin edistää kotiseututyötä. Tarkoituksien toteuttamiseksi sukuseura pyrkii:

• järjestämään suku- ja muita yhteisiä kokouksia ja alueellisia perinnepäiviä, retkiä ja muita niihin verrattavia tilaisuuksia vuorottelemalla alueiden kesken
• tutkimaan, keräämään ja arkistoimaan Hynysten sukua koskevaa ja muuta suku- ja henkilöhistoriallista tietoutta sekä saattamaan sen jäsenien tietoon
• harjoittamaan sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa
• pitämään luetteloa suvun jäsenistä
• toteuttamaan yhteistyötä sukututkimus-, kotiseutu-, kaupunki- ja kyläyhdistysten sekä muiden tarpeellisten paikallisten, alueellisten ja valtakunnallisten yhteistyötahojen kanssa.

Toimintojensa tukemiseksi sukuseura voi asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia eri tapahtumien yhteydessä sekä perustaa sukututkimus- ja muita rahastoja ja ottaa vastaan testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta.

Sukuseura ei harjoita elinkeinotoimintaa eikä sen tarkoituksena ole taloudellisen hyödyn tai voiton tuottaminen jäsenilleen.

3§ Jäsenet

Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka on isän, äidin, esi-isiensä tai puolisonsa kautta sukuun kuuluva. Sukuseuran varsinaisiksi jäseniksi voivat liittyä suvun jäsenten lisäksi muutkin sukutoiminnasta kiinnostuneet henkilöt.

Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea seuran tarkoitusta ja toimintaa. Varsinaisten jäsenten alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä nuorisojäseniksi.

Varsinaiset, kannatus- ja nuorisojäsenet hyväksyy hakemuksesta sukuseuran hallitus. Sukukokous voi hallituksen esityksestä kutsua kunniapuheenjohtajaksi tai -jäseneksi henkilön, joka on erityisen ansioitunut sukuseuran toiminnassa.

4§ Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenillä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla eroaminen sukuseuran kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.

Hallitus voi erottaa sukuseuran jäsenen, jos hän on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta kahtena peräkkäisenä kalenterivuotena tai on muuten laiminlyönyt ne velvoitukset, joihin hän on seuraan liittymällä sitoutunut. Jäsen voidaan erottaa seurasta myös, jos hän on menettelyllään seurassa tai sen ulkopuolella huomattavalla tavalla loukannut suvun kunniaa tai vaikeuttanut seuran toimintaa tai ei enää täytä laissa tai sukuseuran säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

5§ Jäsenmaksu

Varsinaisilta ja kannatusjäseniltä perittävän vuotuisen tai ainaisjäsenmaksun suuruudesta erikseen kummallekin jäsenryhmälle päättää varsinainen sukukokous. Kunniapuheenjohtaja, kunniajäsenet ja nuorisojäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.

6§ Hallitus

Sukuseuran päättävä elin on sukuseuran kokous. Sukuseuran asioita hoitaa sen hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 3-5 muuta jäsentä. Vuosikokous voi valita myös 0 – 4 varajäsentä. Jäseniä valittaessa otetaan huomioon alueellinen ja eri sukuhaarojen tasapuolinen edustus.

Hallituksen kaksivuotinen toimikausi on varsinaisten sukukokousten välinen aika niin, että kausi alkaa valintakokousta seuraavan kalenterivuoden alusta ja päättyy seuraavan hallituksen toimikauden alettua. Ensimmäisen hallituksen toimikausi alkaa kuitenkin sukuseuran perustamiskokouksesta ja päättyy seuraavan hallituksen aloitettua toimintansa.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus voi perustaa tarpeellisia toimikuntia tai neuvoa-antavia elimiä.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta tai kun kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.

Hallitus kutsutaan koolle kirjallisesti tai sähköpostitse neljätoista (14) päivää ennen kokousta. Hallituksen tulee laatia toimikausittain toimintasuunnitelma, jossa määritellään mm. kokousten ja muiden tapahtumien ajat ja paikat.

Hallitus on päätösvaltainen kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä.  Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee, vaaleissa kuitenkin arpa.  Kaikista hallituksen kokouksista on pidettävä yhdistyslain mukaista pöytäkirjaa.

7§ Sukuseuran nimen kirjoittaminen

Sukuseuran nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin tai varapuheenjohtaja yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

8§ Tilikausi ja toiminnantarkastus

Sukuseuran tilikausi on yksi (1) kalenterivuosi (1.1. – 31.12.).  Ensimmäinen tilikausi kuitenkin alkaa seuran perustamisesta ja päättyy 31.12.2016. Tilinpäätökset tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kuukautta ennen varsinaista sukukokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen sukukokousta hallitukselle.

9§ Sukuseuran kokoukset

Sukuseuran kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai sukukokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.

Sukuseuran vuosikokouksena on varsinainen sukukokous, joka pidetään joka toinen vuosi hallituksen määräämänä aikana huhti - syyskuun aikana. Ylimääräinen sukuseuran kokous pidetään, kun sukuseuran kokous niin päättää tai kun seuran hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) sukuseuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.  Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Sukuseuran kokouksessa on jokaisella varsinaisella jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kannatus- ja nuorisojäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus. Sukukokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla, muutoin päätökseksi tulee kokouksen puheenjohtajan kannattama mielipide.

10§ Sukuseuran kokousten koollekutsuminen

Sukuseuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kutsu sukuseuran kokoukseen lähetetään postitetulla kirjeillä tai sähköpostitse jäsenen ilmoittamaan osoitteeseen. Lisäksi kokouksesta ilmoitetaan seuran kotisivuilla ja harkinnan mukaan seuran kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä kaksi (2) kuukautta ennen kokousta.

11§ Varsinainen sukukokous

Sukuseuran kokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi äänten laskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilikausittain tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto
6. päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. vahvistetaan toimintasuunnitelma sekä talousarvio jäsenmaksuineen seuraavaksi kaksivuotiskaudeksi
8. päätetään hallitukseen valittavien varsinaisten jäsenten ja varajäsenten lukumäärästä
9. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet ja varajäsenet seuraavaksi kaksivuotiskaudeksi

10. valitaan toiminnantarkastaja ja tälle varahenkilö seuraavaksi kaksivuotiskaudeksi

11. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

12. kokouksen päättäminen

Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian sukuseuran kokouksessa käsiteltäväksi, hänen on ilmoitettava asia kirjallisesti hallitukselle vähintään neljä kuukautta ennen sukuseuran suunniteltua ajankohtaa.

12§ Sääntöjen muuttaminen ja sukuseuran purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta on tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamista tai seuran purkamista koskevan asian esillä olosta. Sääntöjen muuttuessa saavutetut jäsenedut säilyvät.

Sukuseuran purkautuessa tai tullessa lakkautetuksi sen arkistoa ja varoja ei saa jättää yksityiselle henkilölle. Arkisto on luovutettava Suomen sukututkimusseuralle, Kansallisarkistolle tai alueen maakunta-arkistolle tai muutoin tukemaan suku- ja henkilöhistoriallista tutkimustyötä. Varat on luovutettava sukuseuran toimintaperiaatteiden mukaiseen tarkoitukseen purkautumisesta tai lakkauttamista päättävän kokouksen määräämällä tavalla.

13§ Alueosastot

Sukuseuralla voi olla epäitsenäisiä rekisteröimättömiä alueosastoja. Jokaiselle osastolle on laadittava sukuseuran sääntöjen kanssa yhteneväiset omat säännöt, jotka hyväksyy sukuseuran kokous.

14§ Yhdistyslain noudattaminen

Muilta osin noudatetaan yhdistyslain voimassa olevia määräyksiä.